Gestión documental contable para un cumplimiento tributario efectivo

 

¿Por cuánto tiempo deben conservarse los documentos contables en Ecuador?

En el marco del cumplimiento de las obligaciones tributarias en Ecuador, la adecuada gestión de los registros y documentos contables se ha convertido en un pilar fundamental para garantizar la transparencia fiscal, evitar sanciones y facilitar los procesos de fiscalización por parte de la administración tributaria. La normativa ecuatoriana establece criterios claros sobre la caducidad, validez, conservación y prescripción de estos documentos, los cuales deben ser observados rigurosamente por personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad.

 

Conservación: mínimo siete años

Según el Código Tributario ecuatoriano, los documentos contables deben conservarse por un período mínimo de siete años, contados desde el 1 de enero del año siguiente al vencimiento de la declaración correspondiente. Este plazo puede extenderse si el tributo relacionado no ha prescrito, por lo que se recomienda conservar la documentación por el período mayor entre ambos criterios. Este requisito aplica tanto para libros contables físicos como electrónicos, incluyendo facturas, declaraciones, comprobantes de retención, estados financieros, y cualquier otro documento que respalde operaciones con implicaciones tributarias.

Con relación a la documentación de activos fijos, el Servicio de Rentas Internas (SRI) exige conservarla mientras el activo se encuentre en uso (incluye: facturas, contratos, registros contables y demás soportes relacionados). Una vez dado de baja o enajenado el bien, se recomienda mantener dicha documentación por un período adicional de al menos siete años —o hasta diez años como práctica prudencial—, contados desde la fecha de baja o enajenación.

Los documentos relacionados con el patrimonio de la empresa (como escrituras, títulos, certificados de acciones, contratos de constitución, aumentos de capital, aportes, fusiones, etc.), tienen un tratamiento especial, distinto al de los documentos contables o tributarios comunes. Estos documentos no pierden vigencia mientras la empresa exista o mantenga derechos sobre los bienes o el capital que representan. Por tanto, no tienen un plazo límite de conservación, sino que deben guardarse de forma permanente.

 

Prescripción: hasta seis años en casos especiales

La prescripción de la acción de la administración tributaria para determinar obligaciones, exigir pagos o aplicar sanciones es de cuatro años, siempre que el contribuyente haya presentado sus declaraciones. En caso de omisión, el plazo se extiende a seis años. Este principio también aplica para la defensa del contribuyente, quien puede alegar prescripción para evitar sanciones por obligaciones ya extinguidas.

 

Caducidad: límites para la administración tributaria

La caducidad se refiere al tiempo límite que tiene la administración tributaria para ejercer su facultad de control y fiscalización. En Ecuador, este plazo también se rige por el Código Tributario y está alineado con los principios de prescripción. Una vez vencido este período, la administración pierde la facultad de exigir el cumplimiento de ciertas obligaciones, salvo en casos de fraude o evasión comprobada.

 

Validez: respaldo legal y técnico

La validez de los documentos contables está condicionada a su correcta elaboración, firma, y respaldo legal. En el caso de documentos electrónicos, deben cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Rentas Internas (SRI), incluyendo la firma electrónica y el almacenamiento en medios autorizados. La falta de validez puede acarrear la nulidad de operaciones y sanciones tributarias.

 

¿Cuál es la importancia para empresas y profesionales?

El cumplimiento de estas disposiciones no solo evita sanciones, sino que también fortalece la posición legal de las empresas frente a auditorías y procesos de fiscalización. La correcta conservación y presentación de documentos contables permite acreditar gastos, deducciones, créditos tributarios y otras operaciones que impactan directamente en la carga fiscal.

 

¡Evita sanciones!

 

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